Gestion des Contacts

Préambule

En page Administrateur et onglet Contacts, sont affichées les différentes options disponibles concernant les contacts.

En fonction de votre paramétrage et des décisions prises au moment de l’installation d’aloha, certaines actions auront des effets sur adresa. 

Certains menus présentés peuvent ne pas être utilisés. Ils sont en effet présents de façon générique dans aloha mais ne correspondent pas à vos process internes.

1/ Contacts

a/ Dossier 1 : civilités

En règle générale, a minima, il y a Monsieur et Madame.

Il peut aussi y avoir des Docteurs, Professeurs, Maîtres, etc.

b/ Dossier 2 : Qualité

Qualité est un descriptif optionnel permettant de qualifier le contact travaillé. Il s'agit d'une liste mono-choix basée sur un référentiel.

A analyser avec votre chef(fe) de projet lors de l'installation.

c/ Dossier 3 : Réseaux sociaux

Réseaux sociaux est la liste des réseaux sociaux que vous souhaitez paramétrer dans aloha. Ce n’est pas une liste exhaustive, mais une sélection des principaux réseaux ou ceux qui vous concernent le plus.

Description :

• Label = le libellé du réseau social
• Contact = concerne ou pas le contact. En effet, un RS peut être d’entreprise ou individuel
• URL défaut = le lien internet pour la recherche contenant le nom de la société ou du contact
• Ordre = ordre d’affichage dans la liste (préférence sur du non-alphabétique)

• Concernant le logo, il sera nécessairement au format .svg et devra être chargé par opper s'il n'existe pas.

d/ Dossier 4 : Sources

Source : en général est une information qualifiante associée à des sociétés importées de sources externes. 

Cela concerne donc soit de l’historique soit une interface avec une base externe.

e/ Dossier 5 : Alertes

Alertes est un indicateur reprenant généralement une gestion de Crédit Management.

Cette information est reprise sur un bandeau jaune (ou autre couleur selon paramétrage) au-dessus du nom de la société ET du contact (cela rappelle que le contact est lié à une société qui a une mention d’alerte).

Elle peut être indicative ou bloquante (paramétrage à faire par opper)

f/ Dossier 6 : Fusion de contacts en masse (fichiers)

Comme son nom l’indique, il s’agit ici d’importer un fichier qui va permettre de fusionner les contacts en grand nombre sans passer par la fusion manuelle et fiche par fiche.

==> respectez les consignes de l’onglet avec l’id du contact à supprimer [virgule] id du contact conservé.

Bien faire attention à fusionner des contacts d’une même société

Une fusion est définitive ! Il n’y a pas de retour arrière / d’annulation possible.

g/ Dossier 7 : Purge des contacts

Purge des contacts permet de supprimer d’Aloha les fiches qui ont été supprimées/inactivées.

Description :

• Avant le : par défaut, le moteur va chercher à partir d’il y a 3 ans. La période est modifiable.
• En faisant Valider, le moteur affiche les sociétés concernées
• Il est possible de cocher individuellement les fiches ou en masse
• La suppression peut alors s’effectuer

La suppression est physique : pas de retour en arrière possible une fois l’adresse mise au cimetière !

2/ Fonctions

a/ Dossier 1 à 2 : Familles de fonctions et fonction

Les fonctions sont une qualification -propre à chacun de nos clients- qui définit le degré hiérarchique ou opérationnel des contacts.

La famille permettra de regrouper des fonctions. 

Par exemple, en Famille Commercial on pourra regrouper le directeur commercial, le responsable commercial, des assistant(e)s, etc.

Ces informations sont notamment utilisables sur la société en onglet Contacts via le bouton poussoir en liste/organigramme et en listes pour sélectionner rapidement un « service » plutôt qu’une longue liste de fonctions.

b/ Dossier 3: Fusion de deux fonctions

Comme son nom l’indique, il s’agit de fusionner une fonction qui va disparaître et une fonction conservée. 

Comme toute fusion, il n’y a pas de marche arrière possible une fois la manipulation, réalisée.

2/ Situations

Activités, Situations et lien entre les deux

C’est une copie du paramétrage sur les Sociétés.

• L’activité est un référentiel qualifiant propre au client; ici on décrit des typologies d’activités
• La situation est aussi propre au client; ici on décrit des statuts
• Lier les activités aux situations : permet de gérer les couples de cas possibles/souhaités entre les dossiers précédents.

Dans l’exemple, l’activité "TBS" est liée à 4 situations alors que les autres activités ne sont qualifiées qu’en Client ou Prospect.

Il n’existe pas de possibilité d’être en situation Partenaire sur le Print ou le Digital car le cas n’est pas prévu.

Ce paramétrage s’affiche ensuite en Module dans lequel on retrouve les couples précédemment créés.

On retrouve le cas des 4 couples versus les 2 couples.

3/ Mots clés

Dossiers 1 et 2 : Mots clés et famille

Les mots clés sont un référentiel de qualifiants associés au contact.

Comme tout référentiel, c’est l’administrateur/trice qui crée les termes à utiliser, et ce pour que cela soit utilisable en sélection par les listes.

La Famille est un regroupement de mots clés.

Dans la capture ci-dessous, on peut imaginer une famille « Cadeaux » qui permettra de regrouper en 1 famille tous les millésimes de cadeaux faits aux contacts.

4/ Qualifications

a/ Dossier 1 : Familles

Préambule : ces qualifications sont du « paramétrage pur » : il est nécessaire de créer et structurer les informations que l’on verra apparaître ensuite dans les écrans contacts.

La gestion de l’affichage se fera dans un second temps via les modules. Tuto dédié à lire par ailleurs.

La structure des qualifications contacts est similaire à celle des sociétés. Il faudra parfois renseigner le champ d’application ciblé…

Une famille de qualifications servira au regroupement d’une ou plusieurs qualifications

Ces familles seront traitées comme un module ou comme un onglet lors de l’affichage.

b/ Dossier 2 : Qualifications

Une qualification est la description d’un critère.

Ce n’est pas la liste des valeurs mais le sujet traité.

Par exemple, on parlera de la couleur des yeux ; mais ici, on n’a pas la liste des couleurs pouvant exister.

Il y a toutefois de nombreux critères :

• Objet associé = contact
• Famille = le regroupement de niveau supérieur
• Label = libellé
• Type = on indique ici un contrôle sur les valeurs attendues : on ne pourra pas mettre une date sur un numérique ou du texte sur un champ date. On indique aussi à Aloha si la valeur est unique ou si elle fait partie d’une liste simple (valeur unique) ou multiple.
• Obligatoire = si Oui, l’enregistrement ne pourra se faire que si une valeur est renseignée
• Formulaire principal = si Oui : présent en formulaire de création/modification du contact
• Recherche autorisée = dans les listes, on pourra (ou pas) faire du ciblage sur la qualification

Par exemple, pour rendre une qualification obligatoire sur un contact, indiquer Obligatoire = oui + Formulaire principale = oui. La création/modification du contact ne se fera que si la qualification est renseignée.

c/ Dossier 3 : Eléments de liste

On crée le référentiel associé aux listes créées en Dossier 2.

On a souhaité que la qualification « Couleur des yeux » soit une liste plutôt qu’un champ libre (ce dernier n’étant pas filtrable).

On va donc créer les valeurs possibles de cette qualification :

• Qualification : indiquer la qualification créée précédemment
• Label : le texte qui apparaîtra dans Aloha et les recherches en listes
• Parent : on peut avoir plusieurs niveaux de qualifications. Si on crée une 
• valeur de niveau 2, il faudra donc l’associer au niveau supérieur pour 
• obtenir un affichage correct dans les modules.
• Niveau : se renseigne automatiquement en fonction du niveau Parent ou self référence.

Le référentiel est lié à la qualification de façon unique.

Si une valeur doit exister pour plusieurs qualifications, il faudra la créer autant de fois que nécessaire.

Si bleu est une valeur de la couleur des yeux mais aussi de couleur du ciel et de couleur de la mer, il faudra créer 3 fois la valeur dans chacune de ces qualifications.

d/ Dossier 4 : Lignes de tableau

Sujet complexe à voir avec votre chef(fe) de projet ou votre formatrice.

5/ Adresses (duplication de Sociétés)

a/ Dossier 1 : Types d’adresse

Le type d’adresse est en général unique et concerne l’adresse commerciale par défaut de la société.

Note : L’adresse de facturation n’est pas concernée ici car elle est gérée par Adresa.

b/ Dossiers 2 à 4 : Pays, Région et Département

Pays est le référentiel des 251 pays. 

En général installé lors de la mise en place de la base, il n’est que rarement modifié.

A noter que le champ Code ISO est le référentiel public des codes pays (à 2 caractères).

Par ailleurs, les Dom Tom ayant leur code ISO, ils ne sont pas en France mais disposent de leur propre référence.

Région et Département sont les référentiels des régions françaises métropolitaines.

Les Dom, Tom, Com et l’étranger ne sont donc pas référencés ici.

6/ Actions

a/ Dossier 1 : Types d’actions commerciales

Le type d’actions commerciales décrit les relations effectuées avec les contacts des sociétés.

De façon classique, les actions consistent en téléphone, email, rendez-vous, déjeuner + un type to do / pense-bête.

Ce référentiel est personnalisable et il est possible d’ajouter des critères. RDV Salon, visio, etc.

aloha peut être interfacé avec Outlook. Certaines actions seront donc créées automatiquement et possiblement synchronisées en Aller et/ou Retour. Un type spécifique sera à créer pour suivre le flux et gérer ces actions pour éviter des conflits ou trop d’informations (sujet à voir avec votre chef(fe) de projet).

b/ Dossier 2 : Edition de template types d’action

Le commentaire de certaines actions peut être en partie forcé afin que le commercial pense systématiquement à le renseigner.

Par exemple, avoir toujours un thème « nombre de salariés sur le site = » lors des appels téléphoniques. Le commercial faisant son action aura automatiquement la ligne à renseigner, sans avoir à y penser ou à l’écrire.

Il faudra donc définir un type d’action puis composer un texte qui sera introduit dans les commentaires.

c/ Dossier 3 : Qualifications

Cette qualification servira à décrire l’action.

Elle est optionnelle et peut décrire un résultat mais peut aussi servir à typer les sujets ou autre selon vos besoins.

Comme pour Onglet Contacts / Qualifications (cf. page 13), on aura la Qualification qui sera le thème traité et les éléments de liste qui seront les valeurs autorisées.

Cette qualification sera affichée dans l’action et le commercial pourra 

indiquer le résultat (cas de l’exemple) de son action.

7/ Opportunités

Préambule : Les opportunités sont un outil permettant de noter des informations financières à un stade antérieur à la réalisation d’un devis dans Adresa.

On sait par exemple que l’annonceur dispose d’un budget de 000€ mais pas où il va l’investir chez nous, ailleurs, sur le print, le digital, des services, etc. On peut l’indiquer dans les opportunités. Cela permet ensuite de gérer un degré d’acquisition/conversion de ce CA en vente réelle.

Dossier 1 : Statuts d’opportunité

On gère ici un degré de certitude d’acquisition de la somme indiquée.

On peut avoir les mêmes pourcentages que ceux des devis ou des degrés différents. Cela est donc personnalisable selon les us et coutumes des clients d'opper.

b/ Dossier 2 : Type d’archivage des lignes d’opportunité

L’opportunité a une vie limitée : à un moment donné, elle sera convertie 

en devis ou abandonnée par l’annonceur. On gère donc en Gagné ou Perdu :

cela ferme l’opportunité mais permet de conserver un historique.